Réservation de la salle du Lavoir
Reglement d'utilisation de la salle du "Lavoir"
Préambule:
La salle du Lavoir est placée sous l’autorité de la Commune. Elle est mise à gratuitement disposition des Associations de Charmoille. Cette salle est également louée aux particuliers. Il est donc nécessaire d'établir des règles afin de permettre la meilleure cohabitation possible
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Associatif
Article 1.1 : Mise à disposition suivant un planning hebdomadaire régulier
Les associations ayant une activité hebdomadaire planifiée bénéficient d’un créneau de réservation propre. Ces créneaux figurent en annexe 1
Cette réservation donne lieu à une priorité et non à un droit acquis. La Commune peut selon les contraintes ou cas de force majeur reprendre ponctuellement le créneau prévu (enterrement, autres…)
Dans le cas d’une suppression ponctuelle d’un créneau horaire, l’association doit se conformer à l’article 1.2 pour en réserver un nouveau.
Article 1.2 : Mise à disposition ponctuelle
Les associations sont tenues de réserver cette salle auprès des responsables ou en mairie.
Les occupations sans demande préalable sont interdites.
Article 1.3 : Clé
Certaines associations possèdent la clé de la porte d’entrée de cette salle. L’accès n’est autorisé que pendant le créneau horaire réservé.
Il est interdit de pénétrer dans cette salle, quel qu’en soit le motif, hors créneau réservé et surtout lorsque cette salle est louée à un particulier.
Le non-respect de cet article entraînera le retrait de la clé prêtée.
Article 1.4 : Nettoyage
Le nettoyage après chaque utilisation est obligatoire. Il va d’un simple balayage en période estivale, à un récurage en temps de pluie ou de neige.
La poubelle de la cuisine est à vider dans la grosse poubelle noire.
L’utilisation de la cuisine entraîne obligatoirement un nettoyage approfondi de celle-ci.
La Commune assure un nettoyage hebdomadaire complet de cette salle, suivant l’occupation.
Article 1.5: Assurance
Pour pouvoir bénéficier de cette location, chaque association devra fournir une attestation d'assurance.
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Particuliers
Article 2
La salle du Lavoir est louée à des particuliers pour l’organisation de fête familiale sans but lucratif suivant les tarifs définis dans la délibération du Conseil Municipal du 11 avril 2014.
Les locaux loués sont les suivants :
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Une salle
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Une cuisine avec réfrigérateur
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Lave-vaisselle, cuisinière et vaisselle
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1 local de rangement
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Des sanitaires
Le matériel loué :
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Tables
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Chaises
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Portique porte habits
Les demandes de réservation seront faites auprès de
Madame VOLPI Marie-France au 03.81.44.36.48
Monsieur MOUCHART David au 03.81.44.37.59
La demande de réservation fait obligation d'acceptation de ce règlement d’utilisation.
La location deviendra effective après la signature du présent contrat et la production des pièces prévues à l’article 2.2. Il est précisé que la salle a une capacité d’accueil de 120 personnes y compris les organisateurs.
Article 2.2 Documents à fournir
Lors de la signature du contrat, le futur occupant devra remettre au responsable des salles :
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Un chèque du montant de la location établi au nom du Trésor Public
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Un chèque du montant de la caution établi au nom du Trésor Public
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Une attestation d’assurance couvrant les risques inhérents à la location.
Article 2.3 Annulations
Annulation de la réservation par l’occupant,
La totalité du règlement lui est restituée, si l’annulation intervient plus de 30 jours avant la date prévue de la location,
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Entre 30 jours et 7 jours, et sauf cas de force majeure dûment justifié, 25% du montant de la location seront conservés par la Commune,
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Moins de 7 jours, et sauf cas de force majeure dûment justifié, 50% du montant de la location seront conservés par la Commune
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La Commune encaissera le chèque de location et restituera le solde à l’occupant par mandat administratif.
Annulation par la Commune,
Uniquement, pour des cas de force majeure, pas d’indemnisation de l’occupant.
Article 2.4 Etat des lieux, remise des clés, caution
Les clés seront remises à l’occupant, et à lui seul, lors de l’état des lieux « entrant » Celui-ci sera établi avant l’utilisation des locaux en présence de l’occupant et d’un responsable des salles, à une heure préalablement fixée entre les parties.
Un état des lieux « sortant » sera établi après l’utilisation dans les mêmes conditions ; à cette occasion, les clés seront restituées par l’occupant. S’il ne se présente pas, les constatations seront faites par le seul responsable des salles. Aucune réclamation de l’occupant ne sera admise par la suite.
Si aucun dégât apparent n’est constaté, si aucun matériel ne manque à l’inventaire, et si les locaux ont été correctement nettoyés, la caution est restituée immédiatement.
Dans le cas contraire, le chèque sera encaissé. La remise en état des locaux, le remplacement des pièces manquantes et le nettoyage seront effectués à l’initiative du responsable des salles. Le coût de ces opérations sera soustrait du montant de la caution. Le solde sera restitué à l’occupant par mandat administratif.
Si le montant de la caution est insuffisant, la Commune engagera les actions nécessaires auprès de l’occupant pour encaisser le solde dû.
Article 2.5 Utilisation et restitution des locaux
L’occupant devra veiller au bon usage des locaux loués.
Les issues de secours doivent rester dégagées ainsi que l’accès aux extincteurs.
L’occupant surveillera l’intensité du bruit, qui devra rester raisonnable de manière à éviter les nuisances sonores aux riverains.
Il est interdit
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De fumer à l’intérieur du bâtiment. Des cendriers sont installés à l’extérieur du bâtiment pour éviter que les mégots soient jetés n’importe où,
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D’introduire ou de consommer à l’intérieur des locaux des produits prohibés ou dangereux, d’y pratiquer des activités non autorisées par la loi,
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De dégrader les locaux par clouage, vissage ou collage,
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De sous-louer les locaux.
Les locaux, le matériel et les sanitaires devront être restitués nettoyés et séchés. Le matériel sera rangé aux endroits prévus. Les abords extérieurs seront débarrassés de tous papiers, déchets, boîtes métalliques, etc… les poubelles intérieures seront nettoyées.
Les déchets non recyclables seront mis dans les sacs en plastique prévus à cet effet, correctement fermés et déposés dans le container situé à proximité. Les déchets recyclables seront déposés dans le container correspondant. Le verre sera jeté dans les containers spécifiques installés en plusieurs points sur la Commune.
En quittant les lieux, l’occupant
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S’assurera de la fermeture de toutes les portes,
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Eteindra les lumières, fermera les robinets d’eau courante.
Article 2.6 Responsabilité
L’occupant sera responsable :
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Des dégradations occasionnées au bâtiment et à son environnement extérieur, au matériel, aux équipements et agencements des locaux,
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Des nuisances sonores subies par le voisinage.
D’une manière générale, l’occupant dégage la Commune de toute responsabilité. A cet effet, il devra avoir souscrit, une assurance couvrant les dommages
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Liés à l’utilisation de la salle et de ses équipements,
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Subis par les invités de l’occupant,
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Subis par le personnel employé, éventuellement, par l’occupant.
L’attestation qui sera produite lors de la signature du contrat devra mentionner explicitement la couverture de ces risques durant la période de location.
Le traiteur qui intervient à la demande de l’occupant pour la préparation d’un vin d’honneur ou d’un repas, est placé sous la responsabilité de l’occupant. Si la réception est organisée par une personne morale, telle une association, le traiteur doit être en possession d’un agrément ou d’une dispense d’agrément.
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